Cos’è lo Smart Office?

Negli ultimi due anni parole come Smart Office e Smart Working sono entrati nel lessico comune di milioni di persone.

Entrambi sono concetti nuovi entrati di recente nel quotidiano delle persone e alla loro vita lavorativa quotidiana. Ma di cosa stiamo parlando esattamente? Perché spesso le idee sono un po’ confuse.

A seguito dell’emergenza sanitaria, lo Smart Working è diventata una “nuova abitudine” nel quotidiano di milioni di persone nel tempo di uno schiocco di dita.
E’ stato qualcosa di nuovo, qualcosa di necessario, che ci ha costretto a ripensare e ridefinire il concetto di lavoro e di ambiente lavorativo in modo repentino e spesso non ottimale.

Le modalità operative del lavoro quotidiano sono radicalmente cambiate, portando ad un necessario adattamento soprattutto per quanto riguarda gli spazi lavorativi.

Lo Smart Office indica proprio la volontà di modificare gli ambienti degli uffici per renderli adatti alle nuove esigenze delle persone che lavorano in Smart Working. Lo smart working forzato nelle case ha evidenziato molti limiti del lavorare a distanza: disponibilità di ambienti esclusivi, problematiche legate alla connessione di rete, infrastruttura tecnologica, sono solo i casi più eclatanti.

Grazie allo Smart Office si vuol promuovere la concentrazione, la comunicazione, la creatività e la collaborazione tra dipendenti e professionisti. Lo Smart Office significa reinventarsi gli spazi, modificandoli e cambiarli per renderli più consoni qualitativamente alle esigenze delle persone che hanno esigenze lavorative.

Un esempio di Smart Office è offerto dalla possibilità del lavoratore di non utilizzare una postazione fissa, ma di potersi spostare in vari ambienti in base alle sue esigenze: se necessità di concentrazione cercherà un luogo tranquillo, se deve fare una telefonata allora cercherà uno spazio che concede la giusta privacy e via dicendo.

Da questo esempio si può dunque comprendere come il concetto di Smart Office sia distaccato da quello di ufficio tradizionale e di come fa leva su principi quali personalizzazione e flessibilità.

Realizzare ambienti in logica Smart Office può risultare molto complicato. Questo perché, essendo abbastanza differente dal modello tradizionale, è difficile concepire un ufficio innovativo così come lo stiamo descrivendo. Per questo motivo quando si vuole creare uno Smart Office bisogna fare riferimento ad alcuni capisaldi che vanno assolutamente rispettati se si vuole modellare un ufficio di buon livello. I pilastri da seguire sono dunque i seguenti:

• Abitabilità: gli spazi di lavoro devono diventare dei luoghi accoglienti dove potersi sentire a proprio agio in modo che venga ridotto lo stress dei dipendenti a favore del loro benessere, del loro comfort e della loro produttività
• Differenziazione: gli ambienti di lavoro devono essere differenti tra di loro in modo da poter soddisfare diverse tipologie di esigenze lavorative. Devono dunque esistere differenti varietà di spazi che non promuovano solo la concentrazione e la motivazione, ma anche la socializzazione, la comunicazione e, ovviamente, la collaborazione tra dipendenti
• Intelligence: gli ambienti devono sempre essere integrati con tecnologie all’avanguardia che permettano una maggiore efficacia lavorativa e che siano facilmente e velocemente fruibili
• Riconfigurabilità: i costi devono essere contenuti favorendo spazi facilmente adattabili e che possano fronteggiare anche esigenze transitorie oppure evoluzioni impreviste che si prolungano nel lungo periodo

Quali sono i vantaggi dello Smart Office per le imprese e i dipendenti?

Lo Smart Office porta con sé alcune sfide, ma anche numerosi vantaggi che lo rendono certamente la migliore opzione per il lavoro del futuro. I benefici sono prevalentemente associati alla digitalizzazione delle varie aziende nel periodo post-lockdown che ha portato a necessari cambiamenti a livello di mobilità, flessibilità e velocità nello svolgere le proprie mansioni.

Oltre a ciò, lo Smart Office permette di raggruppare più attività in un’unica piattaforma in modo da rendere più facilmente e velocemente accessibili le risorse ai dipendenti.

L’ambiente che si verrà a creare negli Smart Office sarà più sicuro e, soprattutto, più funzionale dato che il suo scopo è quello di adattarsi alle esigenze dei lavoratori, i quali potranno ricevere velocemente informazioni e assistenza oltre ad avere un accesso più rapido a documentazioni e archivi.

Lo Smart Office permette dunque grandi vantaggi sia per i dipendenti che per gli imprenditori:

• Per i dipendenti i maggiori benefici sono certamente dati dall’agevolazione e dalla sincronizzazione delle comunicazioni tra collaboratori oltre che dalla possibilità di disporre di un accesso unico e sicuro a tutte le risorse professionali. Oltre a ciò, viene anche concessa la possibilità di sfruttare e condividere con facilità risorse e conoscenze. Potranno accedere ad esse anche in mobilità, altro beneficio estremamente conveniente dello Smart Office. Infine, per i dipendenti sarà anche più facile coinvolgere i loro collaboratori ed organizzare le loro interazioni in base alle esigenze dei singoli
• Per gli imprenditori, invece, i benefici corrispondono principalmente ad una riduzione dei costi operativi, grazie all’automatizzazione di alcune attività, e dal maggior benessere dei dipendenti che porta anche ad una maggior produttività ed efficacia. Grazie alle nuove tecnologie per le imprese sarà anche possibile digitalizzare parte della documentazione cartacea per poterla inserire in sistemi cloud di base che sono potenzialmente illimitati. Questo garantisce, oltre alla sicurezza, anche molto risparmio per le aziende. Tutto ciò per le imprese significa effettuare degli importanti tagli a spese, spazi e tempi, permettendo un considerevole risparmio

Smart Office: il connubio perfetto tra tecnologia e ufficio

Lo Smart Office sembra dunque essere il connubio perfetto tra tecnologia e ufficio, permettendo così di creare un luogo di lavoro per la maggior parte digitalizzato. Questo porta a moltissimi vantaggi sia per i dipendenti che per gli imprenditori e permette anche di gestire al meglio tutto il materiale su cui si andrà a lavorare.

Gli Smart Office, infatti, sono proprio degli ambienti di lavoro digitali che permettono a tutti gli utenti, i dipendenti e i manager, di poter accedere a tutte le informazioni e gli strumenti necessari per lo svolgimento dei loro compiti lavorativi. Si trovano quindi versioni digitali degli uffici, ma anche delle sale riunioni. La comodità di questo nuovo tipo di ufficio è data dalla possibilità di accedere ad una piattaforma collaborativa che unisce al suo interno applicazioni per la comunicazione (email, messaggistica istantanea, social network) con software per la gestione dei documenti o per uso professionale.

Ad essi possono anche essere aggiunte delle specifiche applicazioni aziendali che rispondono alle esigenze dei dipendenti di una determinata impresa. Gli Smart Office utilizzano una tecnologia molto più complessa di quella degli uffici tradizionali: grazie all’evoluzione della rete Intranet è infatti stato possibile creare un’innovativa soluzione complessa che supera di gran lunga i portali aziendali o suite per la produttività come, ad esempio, G-Suite o Office 365. Mentre quest’ultime si limitano a fornire un accesso illimitato ad una svariata serie di applicazioni e ad un ambiente di lavoro collaborativo, lo Smart Office garantisce anche integrazione e interrelazione tra tutti gli strumenti messi disposizione.

Gli Smart Office, grazie alla loro grande quantità di digitalizzazione, si devono dunque fondare su due principi fondamentali ovvero la collaborazione e l’integrazione.

Il coworking, ovvero il lavoro collaborativo, è favorito dall’ufficio digitale poiché esso agevola esponenzialmente lo scambio di informazioni tra i vari collaboratori grazie a delle soluzioni particolari di messaggistica istantanea aziendale. Questa facilità di comunicazione permette di avere informazioni in tempo reale evitando così lo spreco di tempo e migliorando la produttività dei singoli dipendenti.

Ed è proprio grazie a tutti questi vantaggi che la virtualizzazione del lavoro si sta affermando in moltissimi uffici soprattutto nelle grandi città metropolitane come Roma, Milano, Torino, Bologna e molte altre.

A favorire anche questo nuovo tipo di ufficio è l’accessibilità in quanto, essendo le risorse accessibili virtualmente, è possibile avere un maggior flessibilità degli ambienti lavorativi permettendo anche, in caso fosse necessario, l’home working.

Smart Office dopo la pandemia

Lo Smart Office, come abbondantemente argomentato, offre grandissimi vantaggi e soprattutto promuove un lavoro agile davvero innovativo. Grazie alla sua componente tecnologica e virtuale esso è riuscito ad affermarsi in moltissimi contesti dove, da alcuni anni, se ne stanno sperimentando gli utilizzi. Ma è solo durante e dopo il periodo di lockdown che si è iniziata a comprendere l’importanza e i benefici di questo nuovo modo di lavorare.

La pandemia nel 2020 ha costretto moltissime persone ed aziende a dover lavorare da casa in smart working e ciò ha aperto gli occhi su quanto sia importante la tecnologia sul luogo di lavoro. Grazie agli Smart Office è infatti possibile lavorare da remoto avendo totale accesso a tutti i documenti e le applicazioni necessarie per svolgere il proprio ruolo lavorativo. Nel periodo post-pandemico molto probabilmente non si manterrà la modalità di lavoro solo da remoto, ma essa potrebbe essere integrata alla modalità tradizionale creando così una forma di hybrid work ovvero lavoro ibrido.

Questo porterà a creare una perfetta sinergia tra ambienti di lavoro fisici e virtuali, i quali avranno tutti caratteristiche differenti in modo da accogliere le esigenze di tutti i lavoratori. Gli uffici delle imprese non verranno chiusi del tutto, ma essi assumeranno una nuova forma che li renderà più accoglienti e decisamente più adatti alle nuove modalità di lavoro. Mentre gli spazi virtuali saranno facilmente modificabili ed accessibili, gli spazi fisici necessiteranno invece di una nuova riprogettazione che porrà le basi nel modello dell’activity based working che rifiuta scrivanie e postazioni di lavoro definite a favore di spazi pensati in base all’attività che si andrà a svolgere al loro interno. Sarà dunque il dipendente a muoversi in modo autonomo da un luogo all’altro in base all’attività che dovrà svolgere. Gli stessi ambienti subiranno poi una decisiva digitalizzazione che permetterà ai dipendenti di sfruttarne al meglio le caratteristiche oltre a sentire gli stessi spazi più vivi. L’esperienza lavorativa diventerà non solo più facile, ma anche decisamente più piacevole, aumentando la produttività di tutti i lavoratori.

Sono proprio queste caratteristiche a rendere gli Smart Office sempre più richiesti sul mercato del lavoro tanto che il mercato delle soluzioni di Smart Office è in crescita verticale: si stima un CARG (Compound annual growth rate – Tasso annuale di crescita composto) del 13% dal 2016 al 2023.

Se cerchi una soluzione per lo Smart Working della tua azienda, CreaSystem può essere il tuo partner su Bologna.