Dopo l’anno appena trascorso, siamo più che mai consapevoli di quale ruolo possano rivestire videochiamate e videoconferenze nella nostra vita lavorativa, ma non solo. Con lo smart working e il lavoro remoto in generale, tantissimi professionisti, freelance, manager e lavoratori in genere si sono dotati di specifici software e tecnologie di rete basilari per affrontare questa nuova sfida e soprattutto per adeguarsi al fondamentale cambiamento richiesto dai nostri tempi.
Il lavoro da remoto spesso richiede non solo gli strumenti per lavorare, ma anche utili per interagire e confrontarsi con i propri responsabili, referenti, colleghi, gruppi di lavoro e anche clienti. Oggi questo non avviene più esclusivamente con chiamate vocale, ma anche sfruttando i video, interfacciandoci direttamente con l’interlocutore e i partecipanti alla riunione.
Affinché video-call e videoconferenze abbiano successo, occorre avere una buona organizzazione, essere pronti non appena sia necessario e prestare attenzione ai dettagli.
Video-call e videoconferenze: quali tecnologie usare?
Gli strumenti principali per fare video chiamate e videoconferenze a distanza sono vari, ma quelli attualmente più utilizzati sono le piattaforme Google Meet, Skype e Zoom, i quali consentono di:
- collegarti a distanza con i colleghi, clienti, ecc…
- condividere lo schermo o una sola finestra
- inviare documenti
- chattare
- iniziare una registrazione video o audio per poi condividerla
Le varie piattaforme propongono quasi sempre un programma base gratuito e uno avanzato a pagamento e in linea di massima, sono tutte facili da utilizzare. Di base, per avviare una videochiamata, sufficiente avere una connessione internet valida e una webcam che ormai tutti i pc e gli smartphone hanno come strumento integrato. È chiaro però che, se il tuo obiettivo è quello di avviare una videoconferenza di lavoro importante, è necessario sfruttare strumenti di qualità più elevata, scegliere l’ambiente giusto e prestare molta attenzione alle buone maniere
Alcuni strumenti non necessitano di alcuna installazione e altri ancora sono fruibili direttamente online, vediamo insieme quali sono.
Google Meet
Google Meet fa parte di Google ed è uno strumento utile per organizzare videoconferenze online, video call e riunioni; è molto veloce e facile da usare, la qualità di video e audio è ottimale e i dati sono al sicuro: si tratta di varie importanti qualità che hanno fatto sì milioni di utenti lo scegliessero per lavorare da remoto. Google presenta una versione gratuita, Hangouts, la quale, se da un lato consente la partecipazione fino a 25 persone, dall’altro presenta il limite di non permettere di registrare lo schermo o di chattare tramite applicazione.
Google Meet, invece è la versione professionale di G. Suite. Per creare una videoconferenza devi creare un account Google, aprire il sito meet.google.com e dare inizio alla riunione cliccando su partecipa a una riunione o avviala. A questo punto sarà possibile accedere alla stanza dal web o tramite smartphone, usando un codice pin.
Per collegarti a una riunione già in atto non ti serve avere l’account Google, perché potrai avviarla tramite browser, dall’applicazione del tuo smartphone o tablet, dall’estensione di Google Chrome o un evento Google Calendar in cui avrai inserito il link alla videoconferenza. Potrai partecipare anche connettendoti con il cellulare. Usando Google Meet, dunque potrai avviare e registrare le videoconferenze, condividere link, chattare con i partecipanti e condividere lo schermo con altre persone.
Sono disponibili tre piani: basic, Business e enterprises.
Skype
Skype è la piattaforma nota da tempo in quanto usata soprattutto per effettuare video call con amici e parenti lontani. Nella nuova versione business si è rivelato ottimo per creare riunioni virtuali insieme a decine di partecipanti. È presente la funzione colloquio e possono essere creati vari canali per suddividere il lavoro e organizzare la comunicazione dell’azienda: esattamente come Google Meet, anche Skype cripta le conversazioni che pertanto restano private e sicure.
Occorre scaricare il programma su pc o telefono per poter avviare le videoconferenze, ma anche per condividere link od organizzare semplici video call. Sarà sufficiente collegarti su skype.com/it/free-conference-call per creare una riunione gratuita e condividere il link con gli altri partecipanti.
Per partecipare, invece, bisogna creare un account Skype, oppure accedere tramite il link, come ospite e fino a 24 ore. Con Skype puoi avviare videochiamate in HD, telefonate, registrare lo schermo, chattare con i partecipanti, inviare file e condividere informazioni.
Ci sono i sottotitoli in tempo reale e puoi sfocare lo sfondo se non vuoi fare sapere dove ti trovi; puoi inviare inviti via chat a tutti e non solo a chi usa Skype. Puoi usare un unico link per connetterti e tradurre in tempo reale le conversazioni provenienti da chiamate, video call e messaggi istantanei.
Zoom
Durante la pandemia Zoom ha conosciuto un vero e proprio boom, nonostante fosse usato già da vari anni per organizzare conferenze e riunioni online per scuola e lavoro. Estremamente facile da usare e versatile, Zoom è la piattaforma adatta anche per tutti coloro che non sono pratici con la tecnologia.
Per avviare una riunione devi scaricare Zoom su pc o smartphone dal sito ufficiale zoom.us; avvierai la videoconferenza registrandoti gratuitamente e creando una stanza virtuale in cui inviterai gli altri partecipanti premendo su Host a Meeting. I contatti possono accedere cliccando sul link della riunione mentre, da app, la procedura è la stessa ma dovrai cliccare su New Meeting.
Per collegarsi a una riunione già avviata non dovrai fare altro che cliccare sull’invito ricevuto e entrare.
Con Zoom puoi avviare video-call in HD, attivare, disattivare e registrare lo schermo e il microfono dei partecipanti. Puoi condividere lo schermo e chattare con loro e consentire l’accesso ad altri strumenti come la possibilità di prendere appunti, disporre di una lavagna virtuale, ma anche di inserire Paypal, Okta, Slack o Zapier.
Strumenti per fare una video call professionale
Se il tuo obiettivo è quello di dare vita a una video-call o una videoconferenza di qualità, magari di impronta professionale, devi tenere conto che ti serviranno alcuni strumenti. Il primo è sicuramente la webcam, che spesso trovi integrata sul pc, ma che potrai anche acquistare a parte, in modo che possa garantire buona risoluzione, audio e ulteriori opzioni come riconoscimento facciale, intelligent framing, video verticale full hd e stabilizzatore dell’immagine.
Alcuni modelli sono talmente avanzati che rendono in qualsiasi condizione di luce e catturano filmati con risoluzioni 1280×720. Chi mira ancora di più a una resa professionale, ad esempio collegando due sedi dell’azienda in remoto per evitare spostamenti tra regioni, può puntare su modelli che supportano video in 4k a 60p che dispongono di connettività IP, ottica grandangolare e zoom ottico.
Lo stesso discorso vale per le cuffie, il cui audio deve cancellare il rumore e tali da isolare l’acustica con memory foam. Il microfono deve essere tale da isolare le vibrazioni, eliminare i rumori di fondo e catturare la voce in modo chiaro e nitido.
Attenzione ai dettagli
Non bisogna sottovalutare neppure la scelta dell’ambientazione che sarà ripresa dalla webcam e pertanto, è meglio optare per uno sfondo neutro, non personale, senza foto, ma magari con dei libri alle spalle.
Ricorda che alcuni strumenti sono in grado di sfocare lo sfondo o impostarne di predefiniti e più adatti.
Il tuo abbigliamento fa la differenza e per questo, esattamente come un qualsiasi appuntamento di lavoro di presenza, anche online devi apparire ordinato e adatto al ruolo che rivesti in quel preciso momento.
Ricorda di disattivare il microfono quando gli utenti non stanno parlando, così da evitare rumori in sottofondo che potrebbero infastidire le altre persone e ostacolare il corretto ascolto di chi parla.
È importante vedersi, tuttavia, se la qualità della connessione di qualcuno dei partecipanti non è stabile, puoi valutare di disattivare il video per migliorare la qualità audio. Quando la connessione non è al meglio, puoi valutare di usare la connessione dati del cellulare o almeno puoi tenerne conto come “emergenza”.
Prendi nota dei passaggi chiave della conversazione, così da non perdere il filo del discorso e concentrati sull’argomento senza fare altro, come ad esempio navigare sui social o sul web. È bene ricordarti anche di disattivare le notifiche a comparsa nel caso tu condivida lo schermo, poiché potrebbero apparire e interferire con i contenuti.
Dopo la video-call?
Quando stai chiudendo la videoconferenza o video call, stai bene attento a premere il pulsante corretto ed essere certo che video e audio siano effettivamente disattivati e l’applicazione chiusa. In caso contrario, potrebbe accadere che commenti non opportuni possano giungere agli altri partecipanti o comunque potresti creare interferenze o fastidio.
Ricorda che si tratta pur sempre di una riunione a tutti gli effetti, pertanto le buone maniere richiedono che tu mantenga lo stesso tipo di relazione che manterresti di persona con gli interlocutori: ad esempio dovrai comunque scrivere messaggi di ringraziamento o mail, inviare il materiale richiesto o la registrazione dell’incontro, far avere le tue opinioni e tutto ciò che fa parte della vostra prassi.
